Kirchenvorstand
Bis zum 31. März 2021 gab es in den Pfarreien im Bistum Dresden-Meißen Kirchenräte. Dieses Gremium wurde vom Pfarrer jeweiligen dazu berufen, ihm bei der Verwaltung des pfarrlichen Vermögens beratend und helfend zur Seite zu stehen, die pfarrlichen Haushaltspläne zu beschließen, über die Haushaltsdurchführung zu wachen und zusammen mit dem Pfarrer die Aufsicht über die Tätigkeit von Mitarbeitenden zu führen, deren Aufgabe auf dem Gebiet der pfarrlichen Vermögensverwaltung liegt. Dabei sollte der Kirchenrat in seinem Aufgabengebiet das Wohl der Pfarrgemeinde fördern und zur Verwirklichung des Auftrages der Kirche nach Kräften beitragen.
Seit dem 1. April 2021 werden die Pfarreien durch Kirchenvorstände vertreten. Die Wahlen dazu fanden bereits im November 2020 statt. Alle weiteren Informationen zum Kirchenvorstand und zu den Wahlen finden Sie hier.
FAQs: Wichtige Fragen und die Antworten darauf
Diözesane Gesetze und Richtlinien
| Welche diözesanen Gesetze und Richtlinien sollten dem Kirchenvorstand bekannt sein? | Eine Zusammenstellung diözesaner Gesetze und Richtlinien wird durch die Rechtsabteilung des Bistum Dresden-Meißen zur Verfügung gestellt und aktuell gehalten. Dazu zählen u.a. PfVG, Barkassenordnung, Bauordnung, Anlageordnung, Flächenrichtlinie, Schlüsselzuweisungsmodell sowie die Archivordnung. |
Fragen zur Haftung
| Welche Form der Haftung, als Ehrenamtlicher gegenüber der Pfarrei, gehe ich als Kirchenvorstand ein? Wofür haften die Mitglieder des Kirchenvorstands, und wie werden Sie von der Pfarrei bzw. dem Bistum dabei unterstützt? |
Nach § 18 I PfVG beschränkt sich die Haftung ausschließlich auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. |
| Wie hoch beläuft sich die Versicherungssumme der D&O-Versicherung für die Kirchenvorstände? | Es handelt sich um eine Directors & Officers-Versicherung für Organe juristischer Personen mit einer Versicherungssumme in Höhe von 5.000.000,00 € für Vermögensschäden. Die D&O-Versicherung gewährt Versicherungsschutz für Ansprüche wegen bedingt vorsätzlicher Pflichtverletzung (dolus eventualis), aber nicht für direkt vorsätzliche Pflichtverletzung (dolus directus) einer versicherten Person. |
| Sind die Mitglieder des Kirchenvorstandes haftbar für das Handeln der früheren Kirchenräte? | Die heutigen Mitglieder eines Kirchenvorstandes können für das Handeln der Organe der Rechtsvorgängerinnen (vor dem 1. April 2021) nicht haftbar gemacht werden. Nach allgemeinen rechtlichen Grundsätzen hat jeder nur für eigenes Handeln einzustehen. Für das Handeln oder Nichthandeln von Dritten oder Vorgängern im Amt ist man grundsätzlich nicht haftbar. Die persönliche Haftung für ein Tun oder Unterlassen früherer Amtsinhaber verbleibt bei diesen; ein Übergang auf spätere Amtsinhaber findet nicht statt. Der heutige Kirchenvorstand sollte prüfen, ob es Haftungsansprüche der Pfarrei gegen Organe der Rechtsvorgängerinnen gibt, und ob er sie durchsetzen kann und will. |
| Besteht für alle ehrenamtlichen Mitarbeiter der Pfarreien ein Unfallversicherungsschutz? | Für alle ehrenamtlichen Mitarbeiter der Pfarrei besteht ein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz in der Berufsgenossenschaft. Ergänzend hat das Bistum eine private Unfallversicherung für die Ausübung des Ehrenamtes abgeschlossen. Zusätzlich sind die Ehrenamtlichen mit einer Haftpflicht- und einer Rechtsschutzversicherung versichert. |
Aufgaben des Kirchenvorstands
| Laut § 19 III 3 PfVG soll der Kirchenvorstand die Erledigung der vorgeschriebenen Registratur- und Archivierungsarbeiten sicherstellen. Welche Registratur- und Archivierungsarbeiten sind vorgeschrieben? Wer hat sie auf welche Weise zu erledigen? Wie kann eine Kontrolle durch den Kirchenvorstand erfolgen? | Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden sind oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Im Einzelnen können nachfolgende aufgezeigte Unterlagen nach dem 31.12.2020 vernichtet werden: - Aufbewahrungsfrist 10 Jahre*: Bücher, Inventare, Rechnungen und Buchungsbelege (offene-Posten-Buchführung) – d.h. Bücher mit Eintragung vor dem 01.01.2011, Bilanzen und Inventare, die vor dem 01.01.2010 aufgestellt sind, sowie Belege mit Buchfunktion. - Aufbewahrungsfrist 6 Jahre*: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen – d.h. Unterlagen und Lohnkonten, die vor dem 01.01.2015 entstanden sind. *) Dies gilt nicht, soweit Bescheide noch nicht endgültig und Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren anhängig sind. Die Archivierungsordnung des Bistums ist zu beachten. |
| In § 3 VII und VIII der Bauordnung kommt im Zusammenhang mit Begehungsprotokollen der Immobilien der Begriff "vermögensverwaltendes Organ" vor. Ist damit der Kirchenvorstand gemeint oder der Verwaltungsleiter oder der Pfarrer? | Ab 1. April 2021 ist gem. § 19 PfVG der Kirchenvorstand vermögensverwaltendes Organ der Pfarrei. |
| Kompetenz des Kirchenvorstandes bei der Richtigsprechung der Jahresrechnung | Die Aufstellung des Jahresabschlusses liegt in der Verantwortung des geschäftsführenden Organs. Insoweit unterscheidet sich eine Pfarrei nicht von einer Stiftung, einem Verein oder einem wirtschaftlich tätigem Unternehmen. Den insoweit bestehenden Sorgfaltsanforderungen kann das geschäftsführende Organ dadurch gerecht werden, dass es dafür Sorge trägt, dass die Erstellung des Jahresabschlusses durch eine dazu fachlich ausgewiesene Einrichtung erfolgt, dieser die dafür notwendigen Informationen vollständig und sachlich-inhaltlich zutreffend zur Verfügung gestellt werden und keine offensichtlichen Unrichtigkeiten vorliegen, die Anlass für ernsthafte Bedenken gegen die Richtigkeit des Jahresabschlusses geben könnten. Eine darüber hinausgehende Verantwortlichkeit kann zulässigerweise nicht gefordert werden. Letztendlich verhält es sich auch bei (Groß-)Unternehmen nicht anders. Der oftmals nicht aus im Bereich der Bilanzierung fachkundigen Personen bestehende Vorstand eines (Groß-)Unternehmens ist in der Regel weder fachlich noch kapazitätsmäßig in der Lage, die Tätigkeit seiner Finanzbuchhaltung in allen Details zu überprüfen. In seiner Verantwortung liegt es, funktionierende Abläufe zu schaffen. Die begründeter Weise erwarten lassen, dass ein sachlich richtiges Ergebnis erarbeitet wird. Eine Entlastung beispielsweise der Sekretärin liegt in der Zuständigkeit der pfarrlichen Gremien und kann nach dem Gesetz über die Verwaltung der Pfarreien im Bistum Dresden-Meißen (PfVG) durch den Kirchenvorstand erfolgen. |
Vollmachten
| Können die in den § 26,47 PfVG bestehenden Betragsgrenzen erweitert oder durch das BO (Bischöfliche Ordinariat) aufgehoben werden? | Nein, die im § 26 und § 47 PfVG gesetzten Grenzen sind bindend. |
| Kann der Kirchenvorstand die Befugnisse für die Pfarrer oder die Verwaltungsleiter erweitern oder beschränken? | Ja, durch Beschlussfassung und Ausstellung einer entsprechenden Vollmacht gem. § 45 PfVG. |
| Kann der Kirchenvorstand Einzelvollmachten für Bankgeschäfte erteilen? | Nein, laut § 45 (3) PfVG sind Einzelvollmachten für Bankgeschäfte nicht erlaubt. |
| Was ist bei rechtsgeschäftlicher Vertretung zu beachten? Muss der Pfarrer immer mitzeichnen? | Nein, gerichtlich und außergerichtlich vertritt der Vorsitzende des Kirchenvorstandes, oder der stellvertretende Vorsitzende gemeinsam mit einem weiteren Kirchenvorstand-Mitglied die Pfarrei, § 43 PfVG. |
| Wie wird die übliche Unterschriftsvollmacht geregelt? | In der Pfarrei ist ein Vollmachtsregister anzulegen. Für eine Unterschriftsvollmacht können Formulare verwendet werden. |
| Formular für die Erteilung einer Vollmacht durch den Kirchenvorstand (außer an Verwaltungsleiter) | |
Sitzungen und Beschlussfassungen
| Sind Videokonferenzen als Sitzungsformat zulässig? | Ja, dazu ist eine Ausführungsbestimmung in Kraft gesetzt worden. Wichtig ist, dass alle Beschlüsse schriftlich im Sitzungsbuch dokumentiert werden. |
| Umlaufverfahren: Wie erfolgt hier die Beschlussfassung? Ist dies per Mail möglich? Müssen bei einem Umlaufverfahren alle Kirchenvorstands-Mitglieder unterschreiben? | § 40 PfVG: 1. Beschlüsse können im schriftlichen Umlaufverfahren gefasst werden, wenn sich alle Mitglieder des Kirchenvorstands zuvor oder bei Durchführung des Umlaufverfahrens mit dieser Form der Beschlussfassung schriftlich oder in Textform einverstanden erklären. 2. Die Beschlussfassung selber muss schriftlich erfolgen. Dabei kann der unterschriebene Beschluss eingescannt und zugestellt werden. § 42 IV 4 PfVG: Die im Umlaufverfahren zustande gekommenen Beschlüsse sind unverzüglich ins Sitzungsbuch einzutragen, vom Vorsitzenden des Kirchenvorstands zu unterzeichnen und zu siegeln. Die Kirchenvorstand-Mitglieder sind über das Ergebnis der Beschlussfassung zu unterrichten. Die Unterrichtung ist im Beschlussbuch gemäß § 42 IV 4 Absatz 3 PfVG zu dokumentieren. |
| Reicht beim Umlaufbeschluss eine einfache Mehrheit? | Ja, es gilt § 39 PfVG. |
| Welche Vorgaben gibt es bei der Fassung von Beschlüssen? | Es gilt § 39 I 1PfVG. |
| Ist eine Archivierung von Beschlüssen notwendig? | Es gilt § 42 PfVG. |
| Wer ist verantwortlich für das Sitzungsbuch? | Der Kirchenvorstand führt das Sitzungsbuch (§42 I PfVG).Das Sitzungsbuch ist stets im Pfarrbüro sicher zu verwahren (§42 VIII PfVG). |
| Wie ist das Sitzungsbuch zu führen – elektronisch oder in Papierform? | Es gilt § 42 PfVG. |
| Reicht im Sitzungsprotokoll die Unterschrift eines Kirchenvorstands-Mitgliedes? | Nein, es gilt § 42 PfVG, insbesondere Absatz 3. |
| Sollte die Nummerierung bei jedem Ordner neu begonnen werden, oder soll sie sich beispielsweise auf die Legislaturperiode des Kirchenvorstandes beziehen? | Die einzelnen Blätter sind durchlaufend zu nummerieren, z.B. Jahr/lfd. Nr. (§42 V 3 PfVG). |
| Was ist bei der Einladung zur Sitzung zu beachten? | Laut § 32 III PfVG sind alle Mitglieder des Kirchenvorstands durch den Vorsitzenden unter Angabe der Tagesordnung (TO) spätestens 7 Tage vor der Sitzung schriftlich oder in Textform einzuladen. Erforderliche Beschlussvorlagen sind den Mitgliedern des Kirchenvorstands entweder zusammen mit der TO oder spätestens 3 Tage vor der Sitzung schriftlich oder in Textform zuzusenden. In dringenden Fällen kann ohne Beachtung der vorgeschriebenen Form und Frist eingeladen werden (§ 32 V PfVG). |
| Wer leitet die Sitzung, und wie ist der Ablauf? | Es gilt § 38 PfVG. |
| Ist bei Befangenheit eines Kirchenvorstands-Mitglieds die Teilnahme an der Sitzung erlaubt? Reicht hierbei ein Ausschluss bei der Beschlussfassung? | § 41 PfVG ist zu beachten. |
| Welche Vorgänge sind genehmigungspflichtig durch das BO? | Hierfür gilt § 47 PfVG. |
| Gibt es für Sitzungen via Videokonferenzen einen bestimmten Anbieter der (zwingend/empfohlen) genutzt werden sollte (z.B. aus datenschutzrechtlichen Gründen)? | Generell ist die einladende Stelle für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zuständig. Sofern die Pfarrei selbst einlädt, ist der Schutzbedarf der auszutauschenden Informationen entscheidend für die Wahl der Plattform. Gespräche der Datenschutzklasse (DSK) 0 können über jede Plattform geführt werden. Für DSK I sollte nur die Anwendung Zoom genutzt werden, da das der einzige fremdgehostete Anbieter mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist. Videokonferenzen der Datenschutzklassen II und III dürfen nur auf den eigengehosteten Plattformen Jabber und Communicare durchgeführt werden. |
| Ist eine Nutzung von Communicare für Pfarreien sinnvoll und vorgesehen, z.B. zur Verteilung von Sitzungsunterlagen bzw. Videokonferenzen? | Die Nutzung der Plattform Communicare („Kirchen-Cloud“) ist für die beiden in der Frage genannten Zwecke sehr sinnvoll und für die Pfarreien vorgesehen. Das Bistum wird für alle Pfarreien die Communicare-Kosten bis 2025 übernehmen. Gegenwärtig wird geprüft, wie ein zivil- und kirchenrechtlich notwendiges Vertragsverhältnis zwischen dem Communicare-Betreiber (Bistum Eichstätt) und der jeweils Pfarrei (z.B. bzgl. der datenschutzrechtlich erforderlichen Auftragsdatenverarbeitung) entstehen kann, ohne dass jeweils ein umfänglicher Einzelvertrag geschlossen werden muss. |
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